L'entreprise expliquée à toutes et tous

La personne Entreprise

Dans ce document le mot entreprise est utilisé au sens d'entreprendre - vouloir réaliser quelque chose -.
Le projet d'entreprise défini ce que la personne Entreprise veut réaliser.
Les personnes qui participent au projet sont les acteurs de l'entreprise. Une entreprise est généralement incarnée soit :

par une personne physique (artisan, artiste, profession libérale)

ou une personne morale (association, société).

Elle interagit avec des tiers qui sont aussi des personnes physiques ou morales. La personne morale est un groupement de personnes en général constitutif d'une autre entreprise.

Environnement et système vital

L'entreprise est un concept imaginaire (abstrait - création humaine), on ne parle donc pas ici de l'environnement matériel - qui concerne uniquement les personnes physiques - mais de l'environnement relationnel de l'entreprise. Pour vivre l'entreprise doit : explorer son environnement - qui m'entoure ? - trouver les ressources nécessaire à sa survie - avec qui puis-je échanger des ressources ?- éviter les dangers - se protéger, ne rien faire de mal, ne pas être attaqué - Ces fonctions sont celles du système vital de l'entreprise. Les chapitres suivant détaillent ces fonctions : explorer - échanger - protéger

Explorer

C'est un processus répétitif qui consiste à :

Utiliser ses sens - percevoir -

Mettre en forme les données perçues - C'est ici que nait l'information !

Adapter son comportement - agir -

En pratique ce sont les acteurs du projet qui réalisent ce processus pour eux même et pour l'entreprise. Chaque acteur physique apporte sa perception. Les perceptions individuelles sont consolidées - rendues homogènes, comparable entre elles et dans le temps - une perception partagée se construit. celle-ci est analysée pour créer une information partagée - quels sont les faits ? Que se passe-t-il ? - cette connaissance est transformée en plan d'action - Qu'allons-nous faire ? - puis diffusée aux acteurs sous forme de consigne - nous allons faire cela - Les acteurs adaptent leur comportement Les acteurs rendent-compte (début d'un nouveau cycle)

Échanger

Avec les tiers l'entreprise échange : des Biens (quelque chose de matériel) des Services (faire quelque chose pour un tiers - autrui) de la Monnaie en échange d'un bien ou d'un service c'est un bien ou un service potentiel de l'Information pour se faire connaître pour échanger des biens et services pour se conformer aux règles en vigueur

L'information est indispensable à cette fonction il faut consolider et partager l'information entre les acteurs de l'entreprise - cf Explorer.

Protéger

Pour survivre l'entreprise doit se protéger :

Des Aléas - situation imprévue mettant en danger le projet -
Il faut anticiper, tenter de prévenir l'évènement, s'informer sur les risques encourus.

Des Malversations - comportement illégal d'acteurs compromettant le projet -
Il faut fixer un cadre et mettre en place des règles de prudence. Il faut en informer les acteurs de l'entreprise

Des Efforts inutiles - qui consomment des ressources sans alimenter le projet-
C'est la cause principale d'épuisement de l'entreprise et de ses acteurs, il faut tendre à faire le “nécessaire et suffisant”. Il faut informer chaque acteur de façon adéquate.

Gérer l'entreprise

Gérer une entreprise c'est mettre en place et alimenter le système vital de l'entreprise (explorer, échanger, protéger).
Pour toutes ces fonctions, il y a nécessité de collecter, d'échanger et de transformer de l'information.

Gérer l'entreprise c'est Gérer l'information nécessaire et suffisante pour l'entreprise

Bien gérer l'information

On appelle système d'information le système qui permet aux acteurs de collecter, échanger, transformer l'information.
On appelle système informatique la partie automatisée du système d'information, dans ce système l'information est numérisée.

Pour concevoir un système d'information efficace il faut :

identifier les besoins en information de chaque acteur

identifier les sources d'information potentielles (pour répondre au besoin)

concevoir des processus de transformation permettant d'alimenter chaque acteur avec l'information nécessaire

Un système d'information met en œuvre des processus de traitement d'information génériques, présentés dans le schéma ci-dessous. Il n'est pas possible de produire d'information de façon spontanée, toute information produite est forcément une restitution de connaissances donc d'information acquise.

À chaque étape de traitement (Processus) il est important de minimiser l'effort en appliquant des principe de parcimonie :

ne collecter que l'information utile, suffisante et nécessaire,

faire au plus simple et au plus facile

éviter toute redondance de traitement et d'information

Pour bien gérer l'information nécessaire à l'entreprise, il est conseillé de mettre en place un comité de pilotage dédié à la définition, à l'évaluation et à l'évolution du système d'information. Ce comité de pilotage doit travailler avec tous les acteurs concernés.

Ce n'est que lorsque le système d'information est bien défini que l'on peut choisir et mettre en place les outils informatiques.

Répondre aux besoins des acteurs

Les besoins en information dépendent des acteurs de l'entreprise. Il faut donc bien les identifier pour concevoir le système d'information, la typologie ci-dessous est couramment utilisée.

Dans les échanges marchands1) impliquant des biens ou des services on distingue

Les Clients : apportent de l'argent en échange de biens ou services

Les Fournisseurs : apportent des biens ou services en échange d'argent

Certains tiers participent directement à la gestion de l'entreprise :

Les Salariés : en échange ils perçoivent un salaire

Les Adhérents (dans une association) : ils cotisent et participent aux décisions

Les Bénévoles : ils donnent de leur temps au projet, participent au collectif et tissent des liens

D'autres tiers sont importants pour la vie de l'entreprise :

Les Donateurs : ils donnent de l'argent ou des biens et reçoivent des contreparties.

Les Institutions : qui fixent la réglementation de l'activité et les règles à respecter.
Elles sont financées par des taxes, impôts, cotisations et fournissent des services

Cette typologie de tiers et d'acteurs doit être personnalisée, adaptée suivant l'entreprise considérée.

Organiser les processus

Ils sont spécifiques à l'information à produire et souvent regroupé dans un domaine particulier de l'entreprise : gestion commerciale, gestion de la trésorerie, comptabilité, ressources humaines, service après vente, marketing, etc.

Chaque domaine fonctionnel doit :

respecter un cadre de bonnes pratiques ou de contraintes légales et réglementaires

partager des informations avec d'autres domaines

De façon générique on peut distinguer 4 domaines principaux basé sur les échanges réalisés dans une entreprise.

La relation avec les acteurs

Elle comprend les processus suivants :

Identifier les acteurs potentiels

Recruter les acteurs

Entretenir le lien avec chaque acteur

Faire de chaque acteur un ambassadeur

Dans le domaine commercial on parle de relation client, de relation fournisseur, dans le domaine associatif on parle de recrutement et motivation de bénévoles, de recherche de financeurs, etc.

L'échange de biens et services

Ce domaine implique de :

définir les biens et services proposés, les conditions de ventes

d'identifier les sources d'approvisionnement et de les mettre en œuvre

de définir et mettre en place les processus de production

de constituer et suivre le niveau des stocks

de satisfaire et d'anticiper la demande.

L'échange de biens et service est réglementé par des contraintes légales et des pratiques qu'il convient d'appliquer. Les échanges doivent être matérialisés par des documents : devis, proposition, contrat, facture qui doivent respecter les contraintes légales (contenu, archivage, etc).

Dans ce domaine on retrouve le marketing, le bureau d'étude, la production, la logistique, le réseau de vente, le SAV.

La gestion des finances

Dans ce domaine il importe de

suivre les flux d'argent liés à l'activité de l'entreprise

Établir la situation financière (courante et prévisionnelle)

Gérer les comptes et les placements

Prévenir les risques financiers

Cette fonction est généralement assurée par une direction financière dans une entreprise commerciale ou un.e trésorier.e dans une association.

Les contraintes légales

Celles-ci sont issues du droit et de la réglementation, il importe donc de - s'informer des règles - appliquer les règles - justifier de l'application des règles

On trouve dans ce domaine la comptabilité qui doit présenter les comptes suivant les règles comptables, les services juridiques qui doivent vérifier l'application du droit dans les actes de l'entreprise, la direction des ressources humaines qui doit tenir compte du droit du travail.

Pour aller plus loin

un petit quiz

Choisissez une entreprise dont vous êtes acteur.

Pourriez-vous expliquer en 5 lignes maximum le projet de cette entreprise ?

Qui sont ses acteurs ?

Et vous - quels rôles y jouez-vous ?

Pouvez-vous donner des exemples d'exploration, d'échange et de protection effectués dans cette entreprise.

À quelles informations partagées avez-vous accès ?

Êtes-vous impliqués dans des échanges avec des tiers ? Lesquels ?

Avez-vous des consignes précises pour vos actions ? Lesquelles ?

Connaissez-vous les règles de fonctionnement de l'entreprise ? Expliquez

Qu'aimeriez-vous changer au fonctionnement de l'entreprise ? Expliquez

Concevoir et mettre en place un système d'information - Le système informatique - les outils

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