Notre Asso

Une solution informatique pour l'intelligence collective

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Le projet Notre Asso

Ce document est rédigé suivant le modèle du projet associatif. Il présente le projet associé à ce site. Il s'agit de la première version de ce document.

Avant de commencer (préambule)

Présentation des créateurs du document, des participants à l'élaboration.

Notre intérêt commun pour écrire ce document

Ce document doit nous permettre :

  1. de situer le projet et l’association dans son contexte
  2. d'identifier ses faiblesses, ses points forts et ses objectifs
  3. de bâtir un collectif permettant le développement du projet.

Les participants

Ce projet est aujourd'hui porté par Bruno Généré suite à son expérience de l'informatique associative en tant que bénévole au sein du Réseau ANAIS et de l'association du Café d'ANAIS.
Il a d'autre part suivi une formation à la gestion associative délivrée en décembre 2018 par l'ACEGAA.

Vous aussi, vous pouvez contribuer à ce projet ou nous contacter.

Notre association

Il s'agit ici de détailler l'objet de l'association : son esprit, sa forme, et de la situer dans un contexte.

Les valeurs qui nous rassemblent

Coopération, approche humaniste, sont les mots clés de notre rapport à la technique et plus particulièrement à l'informatique.

Nous croyons que :

  • La technique doit être au service de l'humain et non source d'aliénation
  • L'informatique n'est un progrès que si elle
    • élève notre niveau de connaissance et de conscience
    • facilite la coopération
    • est accessible à tous

Ce que nous faisons ensemble

Nous souhaitons fournir une solution informatique pour les associations et entreprises coopératives, adaptée aux besoins de ces organisations et basée sur du logiciel libre.

Les objectifs

  • Organiser la communication externe de l'organisation
  • Organiser sa communication interne
  • Assurer la pérennité de l'entreprise1)
  • Permettre l'engagement et la collaboration des participants
  • Faciliter leur travail

Les moyens

Nous élaborons une solution modèle, mise en place pour ce projet qui pourra être déclinée avec d'autres associations pilotes.

Ce site constitue à la fois la vitrine de la solution et la solution informatique au projet.

Ce que nous représentons aujourd'hui

Le porteur du projet est membre de la coopérative d'activité Mines de Talents. Il travaille avec :

  • L'ACEGAA, membre du réseau régional ViAsso, souhaite développer son offre d'assistance sur l'informatisation des associations.
  • Le réseau ANAIS, fort d'une quarantaine d'associations, potentiellement intéressées par ce projet.

Le réseau ANAIS (au niveau coordination) et le Café d'ANAIS sont déjà des clients pilotes sur ce projet et apportent leurs contributions.

Il n'existe pas encore de structure dédiée au projet, il s'agit pour l'instant d'une association de fait entre les participants.

Notre spécificité tient à la démarche, qui prend en compte les aspects particuliers de l'informatisation des structures associatives :

  • recherche de partenaires financiers très importante
  • peu ou pas de personnel salarié
  • nécessité de faire appel aux bénévoles

Dans ce contexte où les tâches à réaliser sont largement supérieures aux ressources disponibles, l'informatisation doit se traduire par des gains de productivité et un résultat opérationnel pour tous.

Nos points forts et nos points faibles

L'expérience de 35 ans du porteur de projet dans l'informatisation des entreprises, complété par une formation à la gestion des associations et son engagement comme trésorier gestionnaire de l'association Café d'ANAIS, apporte une vision opérationnelle et pragmatique des besoins et des solutions envisageables.

Cependant le travail nécessaire à l'informatisation de toute entreprise nécessite des moyens financiers et des moyens humains qui ne sont pas forcément disponibles. Lorsque l'association vit dans l'urgence, elle est peu motivée pour des investissements dont elle ne voit pas l'intérêt immédiat.

Nos orientations

Nous présentons ici ce vers quoi nous voulons aller, nous clarifions nos objectifs et nos actions.
Les orientations sont autant que possible réalistes et concrètes et peuvent être déclinées par année sur les 3 ans à venir.

Les besoins que nous essayons de satisfaire

Les objectifs poursuivis par le projet nécessitent une approche systémique des flux d'informations dans l'association considérée afin d'optimiser le système d'information.

La communication externe, nécessite d'élaborer à fréquence régulière de l'information à destination des partenaires et “clients” de l'organisation, puis à la diffuser de la façon la plus pertinente possible. Idéalement cette information est élaborée à partir du travail des acteurs et donc d'une information déjà partagée en interne.
Par exemple ce document peut être diffusé en tout ou partie aux partenaires du projet.

La communication interne doit faciliter le travail des membres bénévoles ou salariés de l'organisation. La transmission des savoirs entre anciens et nouveaux arrivants, la participation des bénévoles au projet doit être encouragée par la disponibilité 24/24 d'informations communes de qualité et d'outils de travail coopératifs.
Par exemple ce document est disponible en accès libre, peut être modifié par les participants au projet disposant d'un code d'accès, et les visiteurs intéressés peuvent s'abonner aux évolutions du document.

Ce projet intéresse donc :

  • les associations ou organisations bénéficiaires car elles peuvent :
    • mettre leur moyens humain sur les tâches à forte valeur ajoutée : service au “client”, élaboration de l'information
    • automatiser les procédures de diffusion de l'information
    • disposer d'une conservation fiable et automatisée de leur données
    • décharger les bénévoles et salariés des tâches peu valorisantes et fastidieuses
  • les partenaires de ces associations qui :
    • communiqueront plus facilement avec celles-ci
    • auront plus facilement un suivi de l'utilisation des fonds alloués et des objectifs atteints

Les améliorations que nous voulons apporter

Nous voulons mettre en place une offre d'assistance informatique correspondant effectivement aux objectifs et moyens des associations. Pour cela nous devons :

  • consolider les expériences des associations, identifier les bonnes pratiques
  • valider les outils et les utilisations pertinentes
  • bâtir une offre de formation et d'accompagnement
  • proposer des solutions logicielles pré-configurées

Nous devons nous appuyer sur les partenaires institutionnels des associations, car il est de leur intérêt qu'un acteur spécialisé et compétent puisse traiter ces questions et apporter un service de qualité aux associations qu'ils financent.

Pour assurer son succès ce projet doit être coconstruit par une communauté de membres actifs appliquant à leur organisation les outils et pratiques préconisées. Sont donc invités tous les partenaires et membres d'une association intéressés par le projet et pouvant y consacrer un peu de temps.
Le processus de recrutement est un des premier à mettre en place, voir les actions.

Nos objectifs propres2) sont donc :

  1. Coconstruire l'offre avec des associations pilotes
  2. Mettre en place la première version de cette offre
  3. Constituer une équipe de travail dédiée
  4. Trouver des financements assurant l'avancement régulier du projet

Pour développer ce projet nous allons nous appuyer sur :

  • L'expérience du porteur de projet et les réalisations déjà en cours
  • Une approche basée sur des logiciels libres, et un hébergement internet fiable. Nous viserons à impliquer les communautés des logiciels libres et les hébergeurs potentiels dans le projet.

D'autre part notre solution globale doit viser à

  • éviter la multiplication des fichiers individuels, difficile à partager et source de perte d'information lors des aléas de la vie du groupe
  • constituer une base de connaissance sécurisée et pérenne pour l'organisation
  • mettre en place un système de gestion intégré de l'association (finances, comptabilité).
  • permettre à tous (partenaires, membres, clients) l'accès au système d'information en fonction des besoins.
  • assurer la pérennité de la solution logicielle et sa portabilité chez les hébergeurs

Par exemple le logiciel utilisé pour cette rédaction est maintenu par une large communauté et fonctionne sur une plateforme PHP Linux, très répandue. L'hébergeur assure sauvegarde régulière des données et un accès 24/24 7/7 à ce document.

Quel futur pour l'association ?

En projetant ce projet sur 3 ans voici les grandes lignes des objectifs à réaliser.

2019 Lancement du projet

Il s'agit de valider ce projet et plus précisément de :

  • Constituer une équipe projet de 3 à 5 personnes
  • Trouver des partenaires financiers
  • Démarrer 3 projets pilote
  • Finaliser la version Bêta de l'offre

2020 Premiers déploiements réussis

Les projets pilotes doivent nous permettre d'avoir des retours d'expérience afin d'ajuster l'offre au plus près des besoins des organisations. Nous pourrons ainsi mieux dimensionner les moyens humains et techniques nécessaires à l'activité. Il s'agira aussi à cette étape d'estimer plus précisément le potentiel de l'offre tant en termes de nouveaux clients qu'en termes de revenus récurrents. Suivant cette estimation il sera possible d'envisager la création d'une structure dédiée3) ou de s'intégrer à une structure existante.

2021 Professionnalisation

Il s'agit alors de mettre en œuvre le plan défini en 2020 pour :

  • développer des revenus récurrents (services par abonnement, dons des clients et subventions de partenaires),
  • acquérir de nouveaux clients (principalement par recommandations de client satisfaits)
  • participer au développement des logiciels libres utilisés
  • sécuriser et développer l'équipe projet

Nos actions

Il s'agit d'un premier jet, pour les six prochains mois, qui sera détaillé et complété dans cette période une fois l'équipe de projet en place.

Voir Actions Partenaires Moyens
Constituer une équipe projet de 3 à 5 personnes Communiquer le projet aux potentielles parties prenantes :
- utilisateurs de la solution
- développeurs de la solution
ACEGAA Valider la complémentarité du projet avec les objectifs de l'ACEGAA. Valider si un travail commun est possible et ses modalités.
SNC (membre du réseau ANAIS) Diffuser le projet vers des chômeurs et les encourager à contribuer à ce projet bénévolement.
Mines de Talents Diffuser le projet aux membres de Mines de Talents,
valider qu'un projet similaire n'existe pas,
dans tous les cas interroger la pertinence du projet pour
- les membres de MdT
- la structure (utilise Google drive aujourd'hui !)
Trouver des partenaires financiers Identifier les partenaires et les convaincres ACEGAA Participer à la réunion “Fondations” du 3 juin pour valider l'intérêt du projet
Identifier quels sont les autre modes de financement possibles.
Démarrer 3 projets pilote Constituer une communauté d'utilisateurs réguliers de la solution Réseau ANAIS Organiser la communication, le support et encourager les utilisateurs actuels.
Améliorer l'ergonomie du site.
Mettre en place des outils faciles d'utilisation.
Proposer des séances de formation et d'aide à l'utilisation.
Café d'ANAIS
CIT'EN
Finaliser la version Bêta de l'offre Mise en place du site témoin Notre Asso Les utilisateurs pilote.
Voir à cette occasion si l'hébergeur peut être partenaire
(il utilise DokuWiki pour ses besoins.)
Reprendre sur ce site les meilleurs outils et pratiques de la gestion associative.
Organiser et configurer le site en fonction de l'expérience acquise sur les clients pilotes
Documenter la solution pour la rendre facile à comprendre et personnaliser.

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2)
spécifiques à ce projet et non ceux des associations clientes
3)
Structure de forme associative ou coopérative
wiki/projet/projet.txt · Dernière modification: 2019/11/24 19:03 (modification externe)